INFORMACE O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ NADAČNÍM FONDEM EDUZMĚNA

Náš Nadační fond Eduzměna si klade za cíl vytvářet a zlepšovat podmínky pro vzdělávání dětí v České republice a zvyšovat jeho kvalitu. K dosažení tohoto účelu tak Nadační fond Eduzměna funguje jako platforma pro poskytování zejména know-how a finanční pomoci určené na podporu vzdělávání dětí a zajišťování jejich vzdělávacích potřeb, jakož i snažící se o provádění systémových změn v českém školství.

Při naší činnosti přicházíme do kontaktu s Vašimi osobními údaji, které dále za účelem řádného výkonu našich aktivit musíme přiměřenými způsoby zpracovávat. V nadačním fondu Eduzměna dbáme na to, abychom všechny Vaše osobní údaje zpracovávali v souladu s platnými právními předpisy. Tento dokument tak má za cíl objasnit, které Vaše osobní údaje zpracováváme, pro jaké účely, jakými prostředky a dále jaká práva, jakožto subjekt údajů, v souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů máte.

1. Kdo jsme a naše kontaktní údaje

Jsme Nadační fond Eduzměna, IČO: 077 37 459, se sídlem Prokopova 197/9, Žižkov, 130 00 Praha 3, zapsaný v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl N, vložka 1666, a při své činnosti zpracováváme osobní údaje níže uvedených subjektů údajů. Vystupujeme tedy jako správce osobních údajů v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (dále jen “Nařízení“) a souvisejícími právními předpisy na ochranu osobních údajů.

Subjektem údajů se pro účely tohoto dokumentu rozumí:

        1. obdarovaný – zástupce anebo pracovník (např. zaměstnanec, statutární zástupce, kontaktní osoba) příjemce daru z naší činnosti, tj. zpravidla jakýkoliv zástupce či pracovník školy, dětského domova nebo jiné organizace či instituce zaměřující se na vzdělávání či výchovu dětí a mladistvých a jejich zřizovatelé;
        2. dárce – osoba darující prostředky pro naši činnost v případě, že je fyzickou osobou, nebo zástupce či kontaktní osoba dárce v případě, že je právnickou osobou
        3. dítě a mladistvý, kterému je dar v konečném důsledku určen, předán nebo k jehož vzdělávání a výchově slouží;
        4. zákonný zástupce nebo opatrovník dítěte či mladistvého dle bodu (c) výše;
        5. jakákoliv fyzická osoba, která se na nás obrátí písemně, prostřednictvím e-mailu nebo telefonicky.

2. Jaké osobní údaje zpracováváme

Při výkonu naši činnosti zpracováváme různé druhy osobních údajů, které lze obecně rozdělit do následujících kategorií:

a) Identifikační údaje

Mezi identifikační údaje řadíme zejména titul, jméno, příjmení, adresu trvalého pobytu, datum a místo narození a pracovní pozici. Dále pak, jste-li podnikatelem fyzickou osobou, i Vaše IČO a adresu sídla či místa podnikání.

b) Kontaktní údaje

Mezi kontaktní údaje řadíme zejména korespondenční adresu, telefonní číslo a adresu elektronické pošty.

c) Demografické údaje

Mezi demografické údaje řadíme zejména údaje o věku, rodinném stavu a sociální či životní situaci.

d) Platební údaje

Jste-li fyzická osoba, pak řadíme mezi platební údaje především údaj o Vašem platebním účtu, DIČ a fakturační údaje.

e) Údaje poskytnuté v komunikaci

Mezi tyto údaje řadíme zejména jakékoliv osobní údaje, které nám poskytnete v rámci komunikace s Vámi, jakož i samotný obsah takové komunikace.

f) Fotografie či video/audiozáznam

Do této kategorie spadá Vaše fotografie a/nebo video/audiozáznam pořízený při přebírání či předávání daru nebo v přímé souvislosti s ním za předpokladu, že je společně s Vašimi identifikačními anebo demografickými údaji použit ke sdělení a zprostředkování Vašeho životního či osobního příběhu.

3. Jak osobní údaje využíváme

Osobní údaje využíváme v souladu s platnými právními předpisy, a to zejména v těchto případech:

a) Uzavření a plnění darovací smlouvy

Jste-li dárcem nebo zástupcem obdarovaného, zpracováváme Vaše osobní údaje zejména v rozsahu identifikačních, kontaktních, platebních údajů a údajů poskytnutých v komunikaci v rámci procesu uzavírání smlouvy o darování, jejího plnění, kontroly a evidence.

Za tímto účelem tak zpracováváme údaje např. v situacích, kdy jako zástupce obdarovaného podáváte žádost o dar z naší činnosti nebo kdy nás kontaktujete jako dárce s návrhem na poskytnutí finančního daru. Údaje zpracováváme taktéž v rámci uzavírání smlouvy a samotného poskytování daru a pak i kontroly plnění smlouvy, jejích podmínek a řádné evidence poskytnutého plnění.

Tyto údaje zpracováváme v rámci předsmluvních vztahů a řádného plnění smlouvy a částečně na základě našich oprávněných zájmů. Poskytnutí těchto osobních údajů je třeba za účelem uzavření smlouvy. V případě, že byste nám tyto osobní údaje neposkytli, nebyli bychom schopni posoudit Vaše oprávnění k poskytnutí daru ani s Vámi uzavřít příslušnou smlouvu a kontrolovat její plnění.

b) Plnění našich zákonných a jiných povinností

Vaše identifikační, kontaktní a platební údaje zpracováváme taktéž za účelem plnění našich zákonných a jiných právních povinnosti např. v oblasti daní, účetnictví, povinného výkaznictví a zveřejňování ve výročních zprávách a rejstřících. Za tímto účelem můžeme ve výjimečných případech zpracovávat také Vaše fotografie a video/audiozáznamy.

Zpracování Vašich osobních údajů je v takovém případě nezbytné pro splnění našich právních povinností a bez jejich poskytnutí bychom nebyli schopni naše povinnosti řádně plnit.

c) Marketing a propagace naší činnosti a konkrétních darů, osudů a příběhů

Za účelem propagace a marketingu naší činnosti a rovněž i jednotlivých poskytnutých darů, můžeme zpracovávat Vaše údaje v rozsahu identifikačních a demografických údajů a fotografie a video/audiozáznamu.

Pokud jste zástupcem obdarovaného, dárcem nebo jiným subjektem údajů, je možné, že jsme zachytili Vaši podobu (včetně případných informací, které z ní lze odvodit) na fotografiích anebo video/audiozáznamech. Tyto fotografie a video/audiozáznamy společně s identifikačními či demografickými údaji zpracováváme pro účely propagace a marketingu naší činnosti a organizace a publikování konkrétních příběhů jednotlivých obdarovaných dětí a mladistvých zejména prostřednictvím zveřejňování na našich internetových stránkách, v nejrůznějších propagačních materiálech, zpravodajích, zprávách, firemních dokumentech, ale i na našich účtech na sociálních sítích, při prezentacích našim partnerům a dárcům, jakož i v rámci jejich prezentací, a v rámci spolupráce a propagace prostřednictvím dalších spolupracujících soukromých i veřejných institucí.

V případě, že k výše uvedeným účelům používáme pouze Vaše jméno či jiné identifikační údaje bez přiložení fotografie anebo video/audiozáznamu, jedná se o zpracování prováděné na základě našeho oprávněného zájmu. Poskytnutí těchto Vašich údajů není smluvní ani zákonnou povinností, ale jejich neposkytnutí by nám znemožnilo efektivně propagovat naše činnosti a aktivity.

V případě, že bychom společně s Vašimi identifikačními údaji a Vaším příběhem zamýšleli použít i pořízenou fotografii nebo audio/videozáznam, učiníme tak pouze na základě Vašeho svobodného a informovaného souhlasu se zpracováním osobních údajů, poskytnutého na základě formuláře, který Vám za tímto účelem bude předložen. Zpracování Vašich osobních údajů je v takovém případě čistě dobrovolné a udělení souhlasu na Vás nemůže být jakýmkoli způsobem vynucováno. Pokud se rozhodnete nám souhlas se zpracováním osobních údajů neudělit nebo jej odvoláte, nebude to mít negativní dopad na Váš vztah s námi.

V některých případech může být za výše uvedenými účely použita pouze Vaše fotografie bez uvedení identifikačních údajů či Vašeho příběhu, v takové situaci nepodléhá použití Vaši fotografie pravidlům na ochranu osobních údajů zakotveným Nařízením a dalšími předpisy na ochranu osobních údajů, nýbrž úpravě zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů. Bude-li k takovému použití Vaší fotografie potřeba Váš souhlas dle občanského zákoníku, obrátíme se na Vás se žádostí o udělení souhlasu. Poskytnutí souhlasu je zcela dobrovolné a nemůžete k němu být žádným způsobem nuceni.

Upozorňujeme, že naše webové stránky i účty na sociálních sítích jsou veřejně přístupné a jejich viditelnost není žádným způsobem omezena. Znamená to, že Vaše osobní údaje mohou být díky takovému zveřejnění přístupné v zemích mimo Evropský hospodářský prostor, kde platí jiná pravidla o ochraně osobních údajů. Provoz na sociálních sítích a související zpracování osobních údajů se řídí samostatnými zásadami zpracování osobních údajů vydávanými provozovateli těchto sítí. Do těchto zásad nemůžeme žádným způsobem zasahovat a ovlivnit jejich obsah. Pokud Vás zajímají konkrétní pravidla zpracování osobních údajů na příslušné sociální síti, navštivte její webové stránky nebo se obraťte na jejího provozovatele.

d) Řešení Vašich dotazů, návrhů a korespondence

V případě, že se nás rozhodnete oslovit prostřednictvím kontaktních údajů uvedených na našich webových stránkách, budeme zpracovávat Vaše identifikační a kontaktní údaje a údaje poskytnuté v komunikaci za účelem komunikace s Vámi a řešení Vašich dotazů, návrhů a jiných požadavků či připomínek.

Tyto údaje zpracováváme za účelem plnění smlouvy (odpovědi na Váš požadavek) a na základě našich oprávněných zájmů. Poskytnutí osobních údajů v tomto případě není zákonnou ani smluvní povinností, jejich neposkytnutí by nám však znemožnilo efektivně reagovat na Vaše žádosti a komunikovat s Vámi.

Dochází-li zde popsanými způsoby ke zpracování osobních údajů nezletilé osoby mající zákonného zástupce nebo opatrovníka, uplatní se zde popsané zásady zpracování osobních údajů v obdobném a nezbytně nutném rozsahu i na zpracování osobních údajů tohoto zákonného zástupci či opatrovníka. Nadto, má-li být zpracování osobních údajů založeno na souhlasu nezletilého subjektu údajů, uděluje souhlas namísto tohoto subjektu údajů jeho zákonný zástupce nebo opatrovník.

Zároveň Vám zaručujeme, že v rámci našeho zpracování osobních údajů nedochází k jejich předávání do třetích zemí mimo území Evropské unie či do mezinárodních organizací a ani k automatizovanému rozhodování nebo profilování.

Jako záruku dodržování našich závazků jsme současně zabezpečili, že Vaše osobní údaje budou použity výhradně pro výše stanovené účely anebo pro zákonné a slučitelné účely, přičemž tato informace se aplikuje na každý z uvedených účelů.

4. Jak údaje sdílíme

Vaše osobní údaje sdílíme vždy jen s důvěryhodnými partnery a našimi přidruženými osobami takovým způsobem, který nám právní předpisy umožňují, a na základě příslušných smluv zajišťujících přiměřenou ochranu osobních údajů.

4.1 Námi pověření zpracovatelé

Osobní údaje poskytujeme pověřeným zpracovatelům pro účely zpracování osobních údajů pro Nadační fond Eduzměna a na základě našich pokynů. Tito partneři musí dodržovat povinnost přísné důvěrnosti v souladu se smlouvami, které jsme s nimi uzavřeli.

Našimi zpracovateli jsou zejména osoby a společnosti, které pro nás zajišťují účetní a poradenské služby, doručování, servisní služby, právní služby, vymáhání pohledávek, poskytování technických a IT služeb, a jiné poradenské a konzultační činnosti.

4.2 Jiní příjemci

Osobní údaje sdílíme s právnickými a fyzickými osobami, státními orgány a veřejnými institucemi, pokud jsme v dobré víře přesvědčeni, že přístup k těmto osobním údajům, jejich použití, uchovávání nebo zpřístupnění je přiměřeně nezbytné pro:

      1. zpracování v souladu s účely a způsoby popsanými výše v tomto dokumentu; zejména se jedná o zpřístupnění údajů našim regionálním a obsahovým partnerům (např. Lípa pro venkov z.s., Elixír do škol, z. ú., EDUin, o.p.s., Česká odborná společnost pro inkluzivní vzdělávání, z. s., JOB – spolek pro inovace, Unie rodičů, z.s., Společnost pro kreativitu ve vzdělávání, o.p.s., SCHOLA EMPIRICA z.s., Step by Step ČR, z.s.) a zakladatelům Nadačního fondu Eduzměna (tj. Nadační fond Avast, Nadace České spořitelny, Nadace Karla Janečka a Nadace OSF);
      2. dodržení příslušného právního předpisu nebo vykonatelného rozhodnutí orgánů veřejné správy;
      3. uplatnění příslušných smluvních podmínek včetně vyšetření jejich možného porušení;
      4. postup zaměřený na řešení podvodu či bezpečnostních incidentů;
      5. ochranu před poškozením práv, majetku nebo bezpečnosti našeho nadačního fondu, našich klientů nebo veřejnosti, tak jak to vyžadují nebo dovolují právní předpisy.

Vždy dohlížíme na to, abychom neposkytli více osobních údajů, než je nezbytné k dosažení daného účelu zpracování.

5. Jak můžete nakládat s Vašimi osobními údaji

Jako subjekt údajů máte ve stanoveném rozsahu právo rozhodovat o nakládání s Vašimi osobními údaji. Uplatnit níže uvedená práva můžete elektronicky prostřednictvím e-mailu na adrese info@eduzmena.cz nebo info@eduzmenaregion.cz. Budeme se Vám snažit odpovědět co nejdříve, vždy Vám však odpovíme nanejvýš do jednoho měsíce od obdržení Vaší žádosti.

Platné právní předpisy a Nařízení Vám přiznávají zejména tato práva:

a) Právo na přístup 

Máte právo od nás požadovat potvrzení o tom, zda se zpracovávají Vaše osobní údaje, a je-li tomu tak, získat kopii těchto údajů a informace vyplývající z čl. 15 Nařízení. V případě velkého množství údajů můžeme požadovat, abyste specifikovali požadavek na konkrétní údaje, které o Vás zpracováváme.

b) Právo na opravu

K tomu, abychom zpracovávali jen Vaše aktuální osobní údaje, potřebujeme, abyste nám co nejdříve oznámili jejich změnu. V případě, že zpracováváme Vaše nesprávné či neúplné údaje, máte právo požadovat jejich opravu či doplnění.

c) Právo na výmaz

Budou-li naplněny podmínky čl. 17 Nařízení, můžete požadovat výmaz Vašich osobních údajů. O výmaz proto můžete žádat, pokud jste například odvolali Váš souhlas se zpracováním, úspěšně namítali proti našemu oprávněnému zájmu a neexistuje jiný právní základ pro zpracování, anebo v případě, že Vaše osobní údaje zpracováváme nezákonně nebo pominul účel, pro který jsme Vaše osobní údaje zpracovávali a nezpracováváme je za jiným kompatibilním účelem. Vaše osobní údaje však nevymažeme, jsou-li potřebné pro určení, výkon anebo obhajobu právních nároků, pro splnění právní povinnosti nebo pro splnění úkolu provedeného ve veřejném zájmu.

d) Právo na omezení zpracování

Budou-li naplněny podmínky čl. 18 Nařízení, můžete od nás požadovat, abychom omezili zpracování Vašich osobních údajů. O omezení proto můžete žádat, když například popíráte přesnost zpracovávaných osobních údajů anebo v případě, že je zpracování protiprávní a Vy si nepřejete, abychom osobní údaje vymazali. Vaše osobní údaje nadále zpracováváme, existují-li důvody pro určení, výkon anebo obhajobu právních nároků, z důvodu ochrany práv jiné osoby nebo z důvodu důležitého veřejného zájmu.

e) Právo na přenositelnost

Je-li zpracování založené na Vašem souhlasu anebo prováděné za účelem plnění s Vámi uzavřené smlouvy a zároveň prováděné automatizovanými prostředky, máte právo obdržet od nás Vaše osobní údaje, které jsme od Vás získali, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Budete-li mít zájem a bude-li to technicky možné, Vaše osobní údaje předáme přímo k jinému správci.

f) Právo vznést námitku proti zpracování

Zpracováváme-li Vaše osobní údaje z důvodu splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu anebo při výkonu veřejné moci nám svěřené nebo provádíme-li zpracování na základě našich oprávněných zájmů či oprávněných zájmů třetí strany, máte právo vznést námitku proti tomuto zpracování. Na základě Vaší námitky zpracování osobních údajů omezíme, a dokud neprokážeme závažné oprávněné důvody zpracování, které převažují nad Vašimi zájmy, právy a svobodami nebo důvody pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků, osobní údaje nebudeme nadále zpracovávat a Vaše osobní údaje vymažeme.

g) Právo podat stížnost

Domníváte-li se, že zpracováváme Vaše osobní údaje v rozporu s Nařízením, nebo jinými předpisy na ochranu osobních údajů, máte právo podat stížnost na některý z příslušných dozorových úřadů, zejména v členském státě Vašeho trvalého pobytu, místa výkonu práce nebo místa údajného porušení. Pro území České republiky  je dozorovým úřadem Úřad pro ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, Holešovice, 170 00 Praha 7, Česká republika, web www.uoou.cz, tel.: +420 234 665 111.

h) Právo odvolat souhlas

Je-li zpracovávání Vašich osobních údajů založeno na souhlasu, máte právo tento souhlas kdykoliv odvolat. Odvolání souhlasu nemá vliv na již provedené zpracování.

6. Odkud máme Vaše osobní údaje

Osobní údaje získáváme přímo od Vás, a to na základě Vašeho sdělení a komunikace s námi nebo během focení či nahrávání.

7. Jak dlouho a kde osobní údaje uchováváme

Vaše osobní údaje uchováváme po různě dlouhou dobu v závislosti na důvodu zpracování. Obecně však platí, že osobní údaje zpracováváme po dobu:

      1. trvání specifického projektu našeho nadačního fondu, a to v případě údajů sloužících k propagaci a marketingu naší činnosti nebo zpracovávaných na základě Vašeho souhlasu;
      2. trvání našeho smluvního vztahu s Vámi;
      3. deseti let od konce zdaňovacího období, ve kterém se uskutečnilo plnění, pro účely plnění našich zákonných povinností podle daňových předpisů;
      4. až deseti let od konce účetního období, jehož se podklady týkají, pro účely plnění našich zákonných povinností podle účetních předpisů;
      5. do odvolání Vašeho souhlasu v případě, že zpracování je založeno na souhlasu a nemáme jiný právní důvod pro zpracování Vašich osobních údajů;
      6. do namítnutí zpracování, při kterém Vaše práva a zájmy převáží nad našimi oprávněnými zájmy.

Po uplynutí výše uvedených lhůt jsme oprávněni zpracovávat Vaše osobní údaje pouze pro slučitelné účely a za účelem ochrany našich práv a majetku (tj. zpravidla po dobu příslušné promlčecí lhůty) anebo pro zvláštní účely typu archivace či statistiky

Vaše osobní údaje uchováváme výhradně na serverech společnosti, či u našich důvěryhodných partnerů.

8. Změny tohoto dokumentu

Znění tohoto dokumentu jsme oprávněni měnit či jakkoliv doplňovat, zejména za účelem zapracování legislativních změn, či změn účelů a prostředků zpracovávání. Vaše práva vyplývající z tohoto dokumentu anebo příslušných právních předpisů však neomezíme. V případě, že dojde ke změnám tohoto dokumentu způsobilým ovlivnit Vaše práva, vhodným způsobem Vás na to s dostatečným předstihem upozorníme.

Vedle tohoto dokumentu Vás můžeme o některých dodatečných způsobech a zásadách zpracování Vašich osobních údajů informovat i prostřednictvím samostatných informací, sdělení či souhlasů.